ความหมายของ "ระยะเวลาดำเนินการ" อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับภาคส่วน หน้าที่ และสถานการณ์ มาดู "ระยะเวลาดำเนินการ" โดยทั่วไปและศึกษาวิธีต่างๆ ที่คุณและองค์กรของคุณสามารถดำเนินการให้เสร็จทันเวลาสำหรับลูกค้าและงานอื่นๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ความหมายทั่วไปของ "ระยะเวลาในการดำเนินการ" คือ ระยะเวลาของกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น
กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อคุณเริ่มดำเนินการบางอย่าง เช่น การส่งมอบงานที่ชัดเจน เช่น การส่งมอบสินค้า จะต้องใช้เวลาเท่าใดจึงจะเสร็จสิ้นขั้นตอนนั้น ระยะเวลาตั้งแต่ต้นจนจบเรียกว่า "ระยะเวลาดำเนินการ" สำหรับบริษัทจำนวนมาก เวลาดำเนินการที่รวดเร็วหรือสั้นนั้นเหมาะสมกว่าเวลาดำเนินการที่ยาวนานกว่ามาก
มีกระบวนการพิเศษที่ต้องประเมินประสิทธิผลและประสิทธิภาพในทุกภาคส่วนและทีมงาน ในสถานการณ์ต่างๆ มากมาย ระยะเวลาในการดำเนินการส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลกำไรและอาจก่อให้เกิดอันตรายได้มาก บริษัทต่างๆ สามารถลดต้นทุนแรงงานได้ โดยการลดเวลาในการจัดการให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งนี่เป็นข้อดีเพียงบางส่วนเท่านั้น
การบรรลุผลสำเร็จอย่างรวดเร็วโดยไม่ละทิ้งคุณภาพถือเป็นเป้าหมายที่ควรดำเนินการ ขั้นตอนสำคัญทางธุรกิจบางประการที่เน้นที่การดำเนินการอย่างรวดเร็วประกอบด้วย:
การดูแลทางการแพทย์ที่เชื่อถือได้ การดูแลแบบรายบุคคล
การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ
การอนุญาตสินเชื่อของลูกค้า
ขออนุญาตขอเงินทุน
กระบวนการห้องปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพ
ในทุกสถานการณ์ ความแตกต่างระหว่างการแก้ปัญหาแบบเลื่อนออกไปและการแก้ปัญหาอย่างทันท่วงทีนั้นมีความสำคัญ ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์และโอกาสที่พลาดไป การไม่สามารถดำเนินการอย่างรวดเร็วอาจส่งผลให้บริการของคุณเสียหายทางการเงินได้
กระบวนการนี้ไม่มีการบันทึกและไม่ชัดเจน กระบวนการต่างๆ ต้องใช้คนควบคุมและต้องมีคนดูแลมาก การส่งต่องานไม่ชัดเจนหรือจัดการไม่ถูกต้อง การสื่อสารระหว่างขั้นตอนต่างๆ ขาดความชัดเจน วิธีแก้ปัญหาแยกออกจากกันและเลยจุดสำคัญไปแล้ว
ประสิทธิภาพไม่เคยถูกกำหนดหรือวัดอย่างผิดพลาดเพื่อปกปิดปัญหา
งานปรับปรุงกระบวนการสามารถเปิดเผยปัญหาเหล่านี้ได้และเริ่มต้นการริเริ่มเพื่อลดระยะเวลาของขั้นตอน ลดเวลาในการทำงาน และเพิ่มความแม่นยำ ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และประสบการณ์ของลูกค้า/พนักงาน
เมื่อระบุคอขวดหรือข้อผิดพลาดได้แล้ว จุดเริ่มต้นที่ต้องพิจารณาคือส่วนที่เป็นคู่มือในการดำเนินการของคุณ ซึ่งอาจหมายถึงแบบฟอร์มหรือเอกสารที่เป็นกระดาษ อีเมลที่ส่งเพื่อขออนุมัติ ข้อมูลที่แชร์ สเปรดชีตที่ใช้สำหรับการติดตาม เป็นต้น ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นสัญญาณของการจัดการข้อมูลและการตัดสินใจด้วยตนเอง
การลดขั้นตอนสามารถทำได้อย่างรวดเร็วโดยการย้ายงานที่ต้องใช้มือควบคุมไปยังระบบกระบวนการอัตโนมัติ งานประเภทใดก็ตามที่ยึดตามรูปแบบที่กำหนดไว้หรือสามารถควบคุมได้ด้วยเหตุผลของบริษัทที่กำหนดไว้ล่วงหน้าถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงเวลาในการทำงานโดยใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อลดเวลาในการทำงาน ลองนึกถึงประเด็นต่างๆ มากมายที่อาจทำให้คนงานล่าช้าได้เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ งานอื่นๆ ที่เร่งด่วนกว่าอาจเกิดขึ้น เด็กอาจป่วยและต้องได้รับการดูแล การพักผ่อนตามแผนอาจทำให้กิจวัตรประจำวันหยุดชะงัก พนักงานสำคัญในเขตเวลาต่างๆ อาจเลิกงานเร็วในวันนั้น การตัดสินใจเลือกคำจำกัดความจะไม่เกิดขึ้นจนกว่าจะถึงเช้าวันถัดไป
สิ่งเหล่านี้ทำให้เกิดความล่าช้าและส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม เมื่ออลันออกจากการติดต่อกับเบ็ตตี้ ซึ่งไม่สามารถส่งรายละเอียดที่สำคัญให้ชาร์ล็อตต์ได้ทันเวลา ชาร์ล็อตต์ได้กำหนดวันทำงานให้ครบถ้วน แต่เนื่องจากการส่งมอบงานล่าช้า เธอจึงไม่ได้รับงานที่ต้องการจนกว่าจะถึงวันถัดไป ซึ่งเธอมีงานประชุม และต่อมาก็ล่าช้าในการสื่อสารกับเดวิด
การมอบหมายงานทีม
คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ เมื่อรวมเข้ากับตรรกะของบริษัทเพื่อกำหนดเส้นทางงานและความต้องการอย่างเหมาะสม ช่วยให้มั่นใจได้ว่าประสิทธิภาพและอัตราการทำงานจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก
การพัฒนากระบวนการอัตโนมัติสามารถทำได้โดยใช้การลากและวาง รูปร่างแทนงานแต่ละงานและสามารถเชื่อมต่อกับงานอื่นๆ ในชุดที่ถูกต้อง (หรือแยกออกเป็นส่วนเพิ่มเติมของกระบวนการ) เพื่อจำลองการทำงานในโลกแห่งความเป็นจริง การกระทำที่ตรงไปตรงมาของการวางโครงร่างกระบวนการทั้งหมดทำให้สามารถหารือและวิพากษ์วิจารณ์โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนได้ทันที
หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นด้วย ขั้นตอนที่เหมาะสมสามารถทดสอบได้แบบเรียลไทม์ ทันทีที่การทดสอบประสบความสำเร็จและมีการทำซ้ำจนครบ ขั้นตอนดังกล่าวสามารถนำไปเผยแพร่ให้กลุ่มต่างๆ นำไปใช้ในภาคสนามได้
ระบบจะดูแลจัดการกระบวนการโดยมอบหมายงานให้กับบุคคลที่เหมาะสมและส่งการแจ้งเตือน การเตือนความจำ และการส่งต่อเมื่อจำเป็น ซึ่งจะช่วยเปลี่ยนความต้องการกระดาษ โทรศัพท์ อีเมล สเปรดชีต และการประชุม ระบบจะทำให้แน่ใจว่างานต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยเริ่มงานถัดไปเมื่องานก่อนหน้าเสร็จสิ้น ซึ่งจะนำไปสู่การเสร็จสิ้นขั้นตอนทั้งหมด